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一、前言

 1.1 關于檔案

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 
     第一,檔案的形成者范圍非常之廣。黨政機關、社會團體、企事業單位以及我們每一個人都能成為檔案的形成者; 
     第二,檔案反映的內容涉及的領域非常之寬,社會生活的方方面面都能在檔案中得到記錄; 
     第三,檔案種類和形式多樣。我們經常看到的政府文件、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等,都是檔案的載體; 
     第四,檔案是我們從事每一項活動直接形成的原始記錄。我們并不是為了管理檔案而創造檔案,它來源于我們實際生活、工作中開展活動產生的原始記錄,是伴隨人類社會活動形成的客觀真實的材料。
     第五,檔案是具有保存價值的原始材料。
1.1.1檔案的屬性
     原始性是檔案的本質屬性。檔案是形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物,就是說檔案是歷史的原始記錄,這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區別,判斷一份材料是不是檔案關鍵要看它是不是具有原始性。 
     另外檔案還具有客觀真實性、信息性和知識存儲性。 
1.1.2 檔案的作用
     概括地講,檔案的作用有兩個方面,一是憑證作用;二是參考作用。 
     對于一個具體單位或個人,檔案的作用體現在以下方面: 
    1、檔案是一個單位或個人歷史的真實、全面的反映。 
    2、檔案是一個單位或個人維護自身權益的重要工具。 
    3、檔案是一個單位規范管理的基礎。 
    4、檔案我們積累和傳播知識重要載體。 
    5、檔案是開展單位文化建設的重要素材,特別是對于企業建立企業文化有不可替代的作用。    
    6、檔案是一個單位或個人建立信用,在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系,獲得發展最有力的工具。

1.2 檔案館

     檔案館是收集、保管檔案的機構,是集中保管黨和國家重要檔案的基地,是社會各方面利用檔案信息資源的中心,負責接收、征集、管理檔案和開展檔案利用等。

檔案館的具體任務,主要有三個方面:

1、 接收和征集本級各機關、團體及其所屬單位具有長期和永久保存價值的檔案以及有關資料,科學地管理;

2、 通過多種方式,積極開展檔案資料的利用工作;

3、 參與編修史志工作。

 

 1.2 關于數字檔案館

數字檔案館是信息化時代背景下,達到一定信息化應用水平的檔案館。

在我國,通過《國家數字檔案館測評標準》對檔案館的數字化水平進行認定,只有達到此標準要求的檔案館,才能稱為“數字檔案館”。

從信息系統的角度,數字檔案館是建立在現代信息技術應用基礎上,利用數字化手段,以綜合檔案信息資源為處理核心,對數字檔案信息資源進行管理,通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用,實現資源共享的超大規模、分布式的數字信息系統。   
     狹義的數字檔案館指其中的個體檔案館,其含義除了館藏檔案數字化的工作外,還涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護、利用、鑒定、統計等全過程,代表的是一種信息環境和基礎設施的構建(包括軟、硬件系統的設計和組織實體的建立)。

而廣義的數字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間,是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。


 

寶葫蘆視野下的檔案管理

    寶葫蘆人認為,智慧/數字檔案館建設的本質,是檔案管理活動的信息化、數字化和智慧化。因此,必須深刻把握檔案管理活動的業務模型。

2.1 傳統的面向區域/行業的檔案管理模型



圖1 面向區域/行業檔案管理架構

    如圖1所示,傳統的檔案管理有兩個維度:

    ⑴ 區域維度,即面向區域(省、市、縣等行政區域)內的機關、企事業等機構和個人進行檔案的收/征集、保存、管理以及提供利用服務。

    ⑵ 行業維度,即面向行業(如公安、地址、測繪、氣象和城建等)的檔案管理活動。

 

2.2 智慧城市背景下的城市檔案管理模型

    隨著信息技術的不斷發展,尤其是智慧城市概念的提出和實踐,城市檔案管理的形態和手段將發生深刻的變化。

圖2 智慧城市公共檔案管理模型

    如圖2所示,各“城市頻道”的具有長期和永久保存價值的檔案,如何穩定、高效、及時地以數字形態長期保存、再現和服務?

 

寶葫蘆解決方案

3.1 基于集團架構的館-室業務一體化

     “寶葫蘆”面向區域組織(檔案館+檔案室)的檔案信息化,提供統一平臺的、無縫對接的綜合檔案管理系統。可以通過參數配置方式,同時滿足檔案館、檔案室、“檔案館+檔案室”的檔案管理需求。


圖3 基于集團架構的館-室業務一體化模型

3.2 區域檔案數字化

     檔案的數字化加工在未來相當長時間內扔將是檔案信息化的重要組成部分。

     基于“區域數字化加工中心”的模式,實現檔案的數字化加工過程和檔案信息化管理過程的一體化,對提升區域的檔案管理數字化水平具有重要意義。


圖4 區域檔案數字化業務模型

 

3.3 系統架構

   ⑴ 支持瀏覽器、移動、觸摸屏等多種應用模式;

   ⑵ 支持集群架構和動態擴展;

   ⑶ 靈活方便的系統集成能力:

      ① 配置式的系統集成;

      ② 參數化的硬件集成;


圖5  先進的多層系統架構

   ⑷ 支持雙存儲機制


圖6支持多種文件存儲方案

    如圖6所示,對于大數據存儲場景(如檔案中心),系統可以通過分布式文件存儲系統滿足快速增加的文件存儲需求;而對于小數據量的應用場景(如檔案室),則采用數據庫內存儲的方案。



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