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檔案寄存托管全面解決方案

    

    檔案寄存托管中心介紹
    寶葫蘆集團檔案寄存托管中心依托集團在檔案行業全產業鏈覆蓋的優勢,以領先的行業地位、強大的市場開拓能力、持續發展的創新能力及以客戶為中心的方案形成能力為基礎,結合線上線下的服務模式,為事業單位、金融行業等各類客戶提供安全、便捷、專業的檔案和商業文檔寄存托管服務。

    作為國家批準的“檔案寄存托管類定點企業”,寶葫蘆集團嚴格按照《檔案館建筑設計規范》(JGJ25-2000)、《檔案館建設標準》、《館庫技術規范暫行規定》等標準設計建造,配有調檔室、消毒室、倉庫、工作辦公室等,具備防潮、防塵、防光(紫外線)、防震、防雷、防有害生物、恒溫恒濕等“十防”功能,配套設施包括視頻監控系統、門禁系統、紅外線報警系統、公安110聯動報警機制、密集架、貨架等,并配備檔案專業背景的專職管理人員,有效保證服務質量。


    檔案寄存托管全面解決方案
    寶葫蘆集團檔案寄存托管全面解決方案是為了滿足客戶需求,進一步完善信息外包服務“4S店”內涵,推出的一項服務。是集存儲中心、銷毀中心、數據處理中心、消毒中心為一體的一站式檔案服務中心。主要解決社會各行業在檔案管理方面所面臨的庫房空間不足、庫房條件不達標、檔案管理不專業、檔案管理人員缺乏、檔案管理成本高昂等問題。


    檔案裝具
    為滿足客戶單位需求,寶葫蘆檔案寄存托管中心采用兩類檔案裝具。專用貨架便于大量的票據、憑證、單據等箱裝保存,方便、簡單,保管條件符合文件資料的短、中、長期保存;密集架便于重要檔案實體的保存,主要針對保存保管期限較長、保存要求較高、檔案利用價值較長遠的檔案,標準、規范,保管條件符合國家檔案管理部門的相關標準。
    庫房通風
    寶葫蘆檔案寄存托管中心的每層按方位設置為一個大庫房,檔案托管庫房地面到頂部空間較大,各列、架之間留有一定距離,且相隔距離符合國家庫房相關要求,庫房內檔案裝具的擺放,按國家檔案裝具擺放規定與該庫房的窗口垂直,便于庫房通風、消防、出入庫、上架、巡查等。同時,每個庫房分別安裝有除濕設備和通風窗戶等。
    庫房內控
   寶葫蘆檔案寄存托管中心庫區內部設計按國家庫房建設規定:庫房區與辦公區隔離,每個庫房均有2個出入口,按檔案庫房溫濕度標準嚴格控制。為方便客戶調閱檔案,設有獨立的客戶服務中心,配備客戶服務大廳及臨時查檔室;同時,還備有客戶單位租賃庫區。托管的檔案采取“三人取檔”的安全防范措施,并有嚴格檔案出入庫登記制度。
    庫房防護
    防水、防潮:庫房選址有先天優勢,避免臺風及水霧對檔案的影響,整個庫房地基高于水平地面50cm以上,并定期檢查庫房排水設施。恒溫恒濕系統采用先進的自動恒溫恒濕設備,完全滿足檔案寄存的溫濕度要求。
    防塵、防高溫、防有害氣體:周邊無化工、藥物、垃圾處理等廠;庫房門窗密封性好;室內常處恒溫恒濕狀態;密集架設有防塵板;獨立的清風系統,檔案進庫前先除塵,定時清掃,當空氣有污染時,庫房門窗進行密封處理。同時,每個庫房均設立粉塵檢測點,時刻檢測庫房的粉塵情況。
    防霉、防蟲、防鼠:恒溫恒濕系統能有效抑制有害生物、細菌的生長;庫房內所有排風管道、排氣排水孔均設不銹鋼網罩;一樓設有專門的熏蒸室,檔案入庫前也可根據狀況進行熏蒸處理;在庫房門邊配備防鼠板及仿聲驅鼠設備等。
    防光(紫外線):庫房配置定制遮陽窗簾;庫室內照明亮度小于100勒克斯。
    庫房管理
    庫房綜合管理系統以數字檔案館綜合業務管理系統的庫房管理模塊為基礎,通過集成RFID、溫濕度監控、智能密集架等技術,實現對托管中心庫房業務(檔案入庫、借閱、盤點等)流程的信息化和智慧化管理。
    節約成本
    客戶無需再進行基礎性、服務性建設,有效減少人力、物力、財力的浪費。
    客戶每年只需花費少量的費用,就可以將文件檔案保管在寶葫蘆檔案寄存托管中心的標準保管庫中,實現文檔異地管理,相較于客戶自行保管,具有明顯的成本優勢。客戶選擇寶葫蘆檔案寄存托管中心進行文檔異地,租用辦公室可不用再考慮檔案存放的區域,更不用購置保管檔案的設備、配備專業的檔案管理人員,極大的降低了企業檔案保管的人力、物力、財力成本。全流程實體檔案托管服務,徹底解放客戶檔案管理的人力、物力、財力,實現客戶實體檔案管理效益最大化。
    安全保障
    規避檔案損壞、檔案丟失、信息泄密、查找不易等相關風險。
    寶葫蘆檔案寄存托管中心從以下幾個方面進行客戶檔案的風險管理措施:首先,由于文件與電子文檔進行了異地保管,確保了發生在客戶辦公室內的任何突發事件都不會對托管的檔案造成影響;其次,集團擁有完善的檔案管理系統,確保檔案利用快捷,配備專業檔案管理人員確保檔案使用安全,有高標準的檔案保管庫房確保檔案實體安全,有專業的保安隊伍與先進的消防措施也會大大降低或防范風險的發生。


    提高效率
    可有效幫助客戶提升工作效率,強化檔案標準運營管理理念。
    客戶只需在單位范圍內采用統一的歸檔文件管理體系,就可以實現對文件的妥善管理,這樣既節約了時間又節省了人力與資源的消耗。同時,寶葫蘆集團檔案寄存托管中心為客戶提供一系列包括在線服務系統在內的工具,來幫助客戶實現在線管理,利用條形碼追蹤服務追蹤管理自己檔案與托管資料。


 


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